社員インタビュー Y.E - 社会保険研究所

RECRUIT

採用情報

INTERVIEW

社員インタビュー

業務管理部

Y.Eさん

2005年4月入社

仕事の全体像について

現在の仕事内容を教えてください

業務管理部で主に、顧客対応・受注管理・発送手配・雑誌購読管理・オンラインブックストア関連の業務等を行っています。

一日のスケジュールを教えてください（大体で構いません）

・出社後：メールチェック・タスク整理
出社後はまずメールやチャット・前日に作っておいたタスクリストを確認し、その日の優先順位を整理します。スムーズに動けるよう、ここで大まかな流れを決めています。

・午前中：当日発送するもの、前日入った問合せなどを優先して処理。
作業中でも、お客様から問い合わせの電話などが入れば、中断してそちらの対応に回ることも多いです。自分の進行しているものの把握と、優先順位の入れ替えを柔軟にする必要があります。

・午後：発送で急ぐものを処理し終えたら、メールマガジンの作成やオンラインブックストアの編集・大口の発送先リストの作成、アクセス分析など集中が必要な業務に当たります。
この中でも、お客様からのお問い合わせ・電話などは優先して対応します。
夕方ごろになると、翌日発送分の注文等を優先して処理します。

・終業前：翌日のタスクリスト作成
タスクの整理を行い、この時点での翌日のタスクリストを作成します。
これを作成することで、翌日スムーズに業務が開始できます。

この仕事で大切にしていること

日々の業務の中で、特に大切にしていること/意識していることは何ですか。

視野を広く持ち、想像力を働かせることです。
社内では、すべての部門と関わる必要のある部署なので、商品の制作～顧客へ届けるまでの全体の流れを把握できる多角的で広い視野が必要だと感じています。
また、社内だけではなく、お客様とやり取りをすることも多いため、相手が何を知りたいのか、相手にどのように伝えればわかりやすいか、どうしたら滞りなく業務が進むのか、などを先回りできる想像力やコミュニケーション能力も大切だと感じています。

印象に残っている仕事

これまでで印象に残っている出来事を教えてください（大変だったこと、工夫したこと、うれしかったこと等）

オンラインブックストアを旧システムからリニューアルする際、特殊な当社の販売方法をシステムや作業フローに落とし込むのが非常に大変でしたが、業務が無事回りだしたときは安心しました。役職者でなくとも、業務フローの作成や、新ツールの導入時に提案し、関わらせてもらえる環境は、大変なことも多いですがやりがいを感じると思います。
また、個人のお客様から官公庁の方まで接することのある部署なので、自分の対応で問題が解消したり、喜んでいただけると嬉しいです。

チームでのなかでの役割

他の部署とどのように連携していますか

バックオフィスとしてのやりがいを感じる場面or意識していること

当社の事務部門は、社内のハブのような役割だと思うので、相手に何かを頼むときは、全体の流れの中でなぜそれが必要で、その後どう繋がっていくのかを伝えることを意識しています。また、その中で自分が何を準備し、どう動けばスムーズに回るのかを考える必要があると思っています。
Teams等社内ツールなどで、タスクごとにチャネルを設けて進行管理・直接相談に行くこともあります。全部署同フロアで、高いパーテーションなどもないので、他部署の人にも声をかけやすい環境だと思います。

働く中で「この会社らしい」と感じる場面

入社の決め手・きっかけは何ですか　前職：芸能事務所マネージャー

前職で働くなかで、労働環境をはじめ、社会保障制度に興味が出たため、社会保険研究所の採用にチャレンジしました。知識が付けば、自身の役にも立ちますし、社会に貢献していることも実感できるのでやりがいがあると思います。

他社との違いを感じるポイントはありますか

社内では、部長・課長などの役職名はあまり使わず、みんな「～さん」と呼んでいます。
身構えることなく、上司の方にも相談しやすい環境だと思います。
社会保障制度の会社だけあって、ワークライフバランスはとても取りやすいと思います。

どんな方と働きたいですか

当社の事務部門に向いているのはどんな人だと思いますか

逆に、どんな人は当社にギャップを感じやすいと思いますか

社内の人だけでなく、個人のお客様から、業者、団体、企業、そして公的機関まで、多岐にわたる方々と連絡を取り合うポジションです。そのため、人と接することが苦にならない方に向いていると思います。また、相手の状況を先回りして考える想像力（シミュレーション能力）があり、状況に応じて優先順位をつけられる方は、大いに活躍していただけると思います。

日々変化が多く、多くの人と接するポジションのため、静かに一定の作業だけを繰り返したいという思いが強い方にとっては、少しイメージとのギャップを感じてしまうかもしれません。

これから応募を考えている方にメッセージをお願いします。

当社の事務はルーティンだけでなく、状況に応じて柔軟に動く仕事です。お客様対応や社内調整の機会もあり、変化のある環境だと思います。
専門的な内容もあるため最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、新しい仕事に興味を持って少しずつ慣れていっていただければ大丈夫です。
わからないことはいつでも相談できるフラットな環境ですので、まずは着実に一歩ずつ、目の前の業務に取り組んでいただける方をお待ちしています。

そのほか仕事の息抜きにしていること・ハマっていることがありましたら教えてください。

冬から編み物を始めました。
黙々と編み進めて、完成したときの達成感がとても心地良いです。デジタルデトックスにもなって、良い気分転換になっています。

SCHEDULE

1日のスケジュール

9:15

出社

前日に作成したタスクの確認をします。

10:00

メール・問い合わせフォームの確認

社内外からのメールに対応します。電話で対応をすることもあります。

11:00

発送手配・請求書出力

前日に受けた注文の発送手配を行います。また請求書を出力し営業に渡します。

12:15

お昼休憩

同じ部署の方々と社内でランチをすることが多いです。

13:15

販促コンテンツの作成・運営

メールマガジンの作成・オンラインブックストア更新・アクセス分析など集中力が必要な業務に取り組みます。

14:30

会議参加

他部署と情報共有を行い、業務改善やサービス向上について話し合います。

16:00

注文内容のデータ入力

受注データの入力を行うほか、大口案件の発送手配データの作成も担当します。

17:00

タスクの確認

当日のタスク進捗を確認、翌日のタスクリスト作成します。

17:30: 退勤